Archives October 2025

Relazione al Congresso nazionale dell’A.I.C.A. Reggio Calabria, 27 ottobre 2022.

Mi chiamo Marco Strano e sono un Dirigente Psicologo della Polizia di Stato in quiescenza dal 2020 e attualmente senior consultant di un Dipartimento di Polizia nel sud della California. Mi sono occupato di cyber criminologia e cyber security a tempo pieno dal 1995 fino al 2005 e, in particolare, dal 2001 al 2005 ho diretto l’UACI (l’unità di analisi sui crimini informatici) della polizia postale e delle comunicazioni. In seguito ho continuato a occuparmi di Cyber Crime nell’ambito della consulenza aziendale sia in Italia che all’estero e ho continuato a fare ricerca soprattutto nell’ambito delle aziende.

Attualmente, nonostante l’attività di sicurezza informatica si sia molto evoluta sia in termini qualitativi ma anche in termini quantitativi questo per certi versi non ha contribuito a limitare i rischi. Il motivo è abbastanza banale: negli ultimi anni sono aumentati in maniera esponenziale le attività aziendali, di gestione della cosa pubblica e in generale della vita degli individui affidate a sistemi informatici.

L’accesso a internet l’utilizzo di smartphone e di computers e in generale le procedure affidate alle tecnologie digitali negli ultimi 20 anni sono aumentate a dismisura ed quindi chiaro che statisticamente sono aumentati anche i rischi di crimini informatici.

Anche il passaggio dall’identità fisica e documentale all’identità digitale per lo svolgimento di attività fondamentali nella vita dell’individuo e nelle procedure delle organizzazioni si sta progressivamente realizzando e questo offre ovviamente il fianco a un aumento degli illeciti informatici.

Non abbiamo a disposizione dei dati statistici attendibili sul numero reale degli attacchi informatici a singoli e a organizzazioni pubbliche e private. Solo una percentuale di tali illeciti viene infatti denunciata (perché le organizzazioni non vogliono quasi mai rendere pubbliche le loro vulnerabilità) e sovente le vittime degli attacchi non si rendono conto di averli subiti.

L’ambito del cybercrime dove abbiamo la possibilità di avere a disposizione dei dati più attendibili è quello delle truffe e delle frodi dove il volume totale sembra essere notevolmente aumentato negli ultimi anni.

È mia opinione che il fattore umano rappresenti ancora l’elemento cardine della sicurezza informatica e il suo studio deve quindi necessariamente affiancarsi allo sviluppo delle tecnologie e delle procedure di sicurezza.

L’elemento primario nel fattore umano legato alla Cyber-sicurezza, è ovviamente quello che viene chiamato tecnicamente “percezione del rischio”. Maggiore o minore percezione del rischio fa sì che l’utente di tecnologie informatiche adotti un meno di comportamenti sicuri, sia nell’ambito delle organizzazioni che a livello del singolo utente.

La percezione del rischio di attacco informatico è un elemento che degli psicologi appositamente addestrati sono in grado di misurare con degli strumenti analitici tipici della loro professione (tests, interviste, osservazione, ecc.). In altri contesti di rischio, e mi riferisco per esempio alle problematiche di sicurezza del lavoro nei cantieri, abitualmente vengono condotte ricerche o attività di prevenzione legati proprio alla percezione del rischio.

Mentre, per quanto riguarda i rischi nella sicurezza informatica, dove i rischi sono ovviamente legati alla possibilità di subire un danno per un illecito, le valutazioni sulla percezione del rischio negli utenti e nelle organizzazioni sono purtroppo ancora un’attività residuale nei percorsi di messa in sicurezza.

Quello che sembra essere (storicamente) più avanti rispetto ad altri ambiti è probabilmente il settore bancario che ha nella sua cultura organizzativa e nella sua cultura d’impresa il fattore sicurezza molto radicato.

Un altro settore che è storicamente più avanzato degli altri è quello militare dove il concetto di compartimentazione interna delle informazioni (per evitare gli attacchi insiders) ottenuto adottando una specifica formazione ed efficaci procedure di sicurezza anche nel flusso interno di informazioni tra componenti dell’organizzazione è un qualcosa che è da sempre fortemente radicato nella sua cultura.

Ma altri comparti aziendali sembrano invece ancora essere un po’ indietro rispetto al concetto del fattore umano nella cyber-security.

Le organizzazioni che vogliono adottare contromisure efficaci per evitare illeciti nei contesti digitali non devono quindi implementare solo le contromisure che vengono dette tecnicamente “difese perimetrali” vale a dire tecnologie per evitare che qualcuno dall’esterno di un’organizzazione riesca ad introdursi nel loro sistema telematico (quello che noi tutti conosciamo come attività di hacking) ma devono contemporaneamente migliorare la cultura della sicurezza (security awareness) delle persone che operano all’interno dell’organizzazione e naturalmente le procedure di sicurezza, prendendo esempio da quei comparti pubblici e privati che sono più avanti degli altri (comparto militare e comparto bancario).

CYBERCRIME E INVESTIGAZIONI

Sul versante investigativo la specializzazione di reparti investigativi o di magistrati diventerà sempre più anacronistica. Entro una certa un certo numero di anni probabilmente non esisterà più la polizia postale e delle comunicazioni o la sezione reati telematici dell’arma dei Carabinieri e della Guardia di Finanza perché in ogni forma di crimine sarà presente qualcosa di digitale, di informatico per cui tutte le forze di polizia, compresa la Stazione Carabinieri più remota o il Commissariato di Polizia più “periferico”, dovranno necessariamente essere in grado di mettere il naso in qualche illecito che a che fare con le tecnologie digitali perché il mondo diventerà così digitale nei prossimi anni che sarà impossibile ragionare delimitando mondi reali e mondi virtuali. Ci troveremo di fronte a un unico mondo con componenti reali e componenti virtuali fortemente interconnessi.

CRIMINAL PROFILING E CYBERCRIME

Nel profilo criminale tipico di coloro che fanno degli attacchi informatici c’è stata una modifica negli ultimi anni. Conoscere il profilo di chi fa gli attacchi è fondamentale a mio avviso per organizzare delle contromisure efficaci. Solamente conoscendo il comportamento e il profilo di chi ti può attaccare possiamo organizzare delle difese realmente efficaci.

Nell’ambito della cyber-criminologia gli attaccanti normalmente rientrano in due macro categorie: gli outsider e gli insider, vale a dire chi attacca una organizzazione o un singolo individuo dall’esterno (i famosi hackers) o chi invece l’attacco lo fa dall’interno perché è un membro dell’organizzazione oppure una persona che vive vicino al singolo individuo che viene attaccato.

Nel profiling una importante tipologia/classificazione riguarda poi il livello di competenza criminale di colui che attacca e qui e normalmente ci sono due macro categorie: i professionisti (gli esperti) e i dilettanti che hanno scarse competenze ma che comunque possono riuscire comunque a provocare dei danni.

Quindi il profilo che è possibile realizzare rispetto a un cybercriminale è primariamente un profilo che considera il ruolo nell’organizzazione (interno/esterno) e il livello di competenza tecno-criminale. All’interno delle macro categorie poi ci sono infinite sfumature naturalmente.

Riguardo il profilo di personalità dell’attaccante, abbiamo attualmente in corso una ricerca sul campo (in città universitarie statunitensi) che utilizzando interviste semistrutturate a giovani hackers, sta cercando di delineare il profilo di questi giovani criminali.

PROFILO DI VULNERABILITA’ DELLA VITTIMA

Un’altra tipologia di profilo che è possibile fare nell’ambito della cybersecurity riguarda le possibilità che un singolo individuo o un’organizzazione venga attaccata quindi una valutazione del rischio potenziale. Questo genere di profili considera normalmente le due variabili classiche che sono la vulnerabilità del target e l’appetibilità del target ma una valutazione basata su questi due elementi ovviamente potrebbe apparire banale e quindi vengono utilizzati degli altri fattori di analisi che servono per delineare l’andamento nel tempo del rischio.

La mia equipe di ricerca negli anni ha sviluppato dei modelli analitici predittivi in grado di valutare quali sono livelli di rischio di vittimizzazione da cybercrime per un’organizzazione e per un singolo individuo.

Per verificare la sicurezza di un’organizzazione da molti anni le società specializzate effettuano un vulnerability assessment che serve per individuare situazioni di rischio. Normalmente in queste verifiche intervengono diverse società specializzate in diverse aree di rischio che però sovente non comunicano tra loro. L’approccio progettato dallo scrivente inizialmente durante il periodo di servizio alla Polizia Postale e delle Comunicazioni e implementato poi in ambito civile attraverso un gruppo di ricerca, suggerisce invece un approccio integrato dove un unico gruppo di consulenti (coordinato) analizza contemporaneamente tutte le aree critiche di un’organizzazione. Un vulnerability assessment integrato è in grado di valutare quindi contemporaneamente gli elementi di rischio di intrusione fisica, informatica e psicologica all’interno dell’organizzazione da parte di soggetti esterni ostili o di insiders.

Il protocollo di ricerca da noi adottato per la messa a punto del nostro I.V.R.A (Integrated Vulnerability Risk Assessment) parte da un campione di aziende/organizzazioni e di singoli individui analizzando le situazioni in cui gli attacchi hanno avuto o meno successo e le caratteristiche organizzative, tecnologiche e psicologiche della vittima. Da questo genere di analisi emergono evidentemente gli elementi di appetibilità e vulnerabilità compatibili con il successo dell’azione illegale.

Il nostro I.V.R.A. è stato presentato per la prima volta (in versione beta) all’edizione 2014 di BAKUTEL, la prestigiosa convention sull’information technology che si svolge ogni anno in Azerbaijan ed è composto da diversi strumenti operativi per la valutazione e la prevenzione del rischio di attacchi informatici nelle organizzazioni pubbliche e private e nei singoli individui. Dopo più di 8 anni di sperimentazioni e di esperienze sul campo, questo metodo di analisi (I.V.R.A.) si è sviluppato ed è ora a disposizione di organizzazioni pubbliche e private. I costi dello strumento sono inoltre molto contenuti e i tempi di somministrazione sono molto rapidi (circa cinque giorni ogni 100 persone). Il protocollo di intervento prevede una fase iniziale di misurazione/valutazione e una fase successiva di correzione delle vulnerabilità.

Il C.S.L.S.G., il centro studi che presiedo, è uno dei più antichi d’Italia, fondato nel 1999 che continua a svolgere delle ricerche sulla sicurezza informatica, soprattutto quella legata al mondo aziendale ed è a disposizione per qualsiasi tipo di approfondimento nell’ambito del fattore umano della sicurezza informatica delle organizzazioni di singoli individui.

Talvolta certe “bufale” vengono create anche a fin di bene, ad esempio per portare un pochino di fascino in un territorio ma anche per favorire così alcuni esercizi commerciali incrementando la loro clientela. Tali “bufale” si definiscono in questo caso “iperstizioni” termine coniato da Nick Land, filosofo e scrittore britannico, padre dell’“Accelerazionismo”, per definire delle notizie prive di alcun fondamento che però viaggiano nel tempo e assumono progressivamente sempre più credibilità. Le iperstizioni sono quindi leggende, concezioni, credenze, interpretazioni e così via, il cui strumento di propagazione principale è la diffusione massiva attraverso i media digitali (definizione reperita su concetticontrastivi.org). Dopo la creazione di una storia più o meno credibile è sufficiente secondo Nick Land pubblicarla su uno spazio web (es. un piccolo giornale on-line) e poi iniziare a diffonderla attraverso i social. A questo punto è il funzionamento in se della rete e dei social che fa il resto, attraverso il meccanismo delle condivisioni. Dopo un certo periodo di tempo (da qualche mese a qualche anno) la “bufala” rimbalza all’interno della rete e coloro che ne vengono a conoscenza difficilmente operano una verifica a ritroso per valutarne l’attendibilità. Alla fine l’iperstizione viene vissuta ed interpretata come una leggenda (o addirittura come un avvenimento storico) che si tramanda dalla notte dei tempi anche se, in realtà, è stata rilasciata pochi mesi prima. Nella attuale modalità di fruizione delle informazioni (abbastanza superficiale) ciò diviene una cosa possibile e frequente. In tale ottica tra le tante iniziative per ammantare di mistero un luogo e attirare così l’interesse di bambini ma anche di adulti, la collocazione di una “spada nella roccia” sembra essere una trovata assai diffusa, sia in Italia che in altre nazioni. Del resto la fiaba-leggenda di Re Artù è conosciuta praticamente da tutti e la spada rappresenta un elemento simbolico molto semplice ed efficace. Tra le varie “spade nella roccia” italiane quella che ha raggiunto un certo livello di conoscenza tra il pubblico è certamente quella che è stata collocata per volontà della Comunità Montana nel 2017 sul Monte Terminillo (in provincia di Rieti) e che poi, a causa dell’erosione da parte degli agenti atmosferici ma anche a seguito di vandalizzazioni, è stata ricollocata alcune volte negli anni seguenti. L’iperstizione creata dalla Comunità Montana del Terminillo, sposata appieno da Felice Marchioni, un serissimo agente immobiliare di Rieti che ha contribuito (insieme alla comunità montana) alla creazione di questa invenzione, in effetti ha avuto successo e ben presto la spada del Terminillo è divenuta un punto di riferimento oltre che per giochi di bambini (per cui era stata ideata inizialmente) anche poi come luogo di appuntamento per gitanti e appassionati di trekking. La genialità di Felice & Co si è però manifestata creando, parallelamente alla collocazione della spada, una simpatica leggenda su un presunto cavaliere templare, tal Guy II De La Roche, che insieme a quattro suoi “fratelli” sarebbe giunto fino al Terminillo in fuga dalla persecuzione del Re di Francia e, dopo aver abbandonato le armi e l’abito templare si sarebbe fatto Frate (con il nome di Fra’ Bernardo) e avrebbe ottenuto ospitalità in un monastero non distante dal luogo dove la spada è stata lasciata. Sulla base di alcune storie fornite dai Beni Civici di Vazia, Felice Marchioni, attingendo oltre che dalla sua fervida fantasia, da alcune fonti storiche e letterarie su internet, con il contributo di un letterato reatino ha addirittura scritto un “testamento” di questo fantomatico Guy De La Roche (divenuto Fra’ Bernardo), circolato dapprima su vari depliant legati al Sentiero Planetario. In seguito il “testamento” è stato poi inserito su alcuni siti web dedicati alle gite per famiglie, ai misteri ed alle leggende. Guy II De La Roche in realtà non è mai stato un templare, è esistito realmente ma è morto giovanissimo (a circa 28 anni) e, secondo i documenti storici ufficiali, è stato sepolto nel Monastero di Daphni in Grecia. Aveva un nome accattivante per lanciare la leggenda, in realtà però non era un monaco-guerriero, essendo felicemente sposato con una nobile francese. Erano però templari alcuni suoi parenti e questo è apparso sufficiente per rendere credibile la narrazione, per lo meno per coloro che non hanno una solida preparazione sulla storia medievale. La “bufala” ideata da Marchioni insieme ad altri, si è resa credibile negli anni anche perché nei pressi del Monte Terminillo esiste una località che si chiama “Pian de Rosce” (un nome con una sonorità simile a Roche) che però, come sottolineato anche da Giovan Battista Pellegrini nel suo libro “Toponomastica Italiana” (edito da Ulrico Hoepli di Milano) deriva dal latino medievale e si riferisce al colore rosso, presumibilmente per la colorazione delle foglie che in autunno ricoprono il terreno da quelle parti. La leggenda della spada nella roccia sul monte Terminillo e dei 5 templari, rimbalzando dal 2017 su giornaletti web ma poi anche su qualche testata più prestigiosa, si è comunque rapidamente diffusa, anche se tra gli abitanti di Rieti e dei borghi che circondano il Terminillo (a parte qualche sprovveduto), è abbastanza risaputo che all’origine di tutto ciò non ci sono i Templari con i loro misteri ma semplicemente la geniale trovata della Comunità Montana sostenuta da Felice Marchioni che è riuscito a costruire dal nulla una vera e propria “iperstizione” che sembra ora essere in grado di camminare con le sue gambe ed effettivamente ha donato un tocco di “fascino” e di mistero al Monte Terminillo. Come però ha sottolineato a RECCOM Diego Volpe, studente universitario di storia ed autore di diversi testi sui Templari, le leggende su fatti “storici”, anche se possono intrattenere i bambini e contribuire ad attirare in una area geografica alcuni appassionati del “mistero”, possono talvolta creare un po di confusione nei progetti di ricerca storico-scientifici seri (Volpe sta sviluppando da tempo in provincia di Rieti, in Umbria e nel viterbese, uno studio sistematico sulla presenza dei Cavalieri Templari, basato sia su documenti d’archivio che sul censimento di simboli rinvenuti in manufatti sacri e profani) ed è quindi necessario stabilire un confine netto tra le leggende popolari e gli avvenimenti storici realmente accaduti in base ai documenti ufficiali.

Payroll. It’s one of those critical functions that can feel like a major headache for busy businesses. Getting it right is expected. Getting it wrong can lead to costly mistakes.

In the UK, businesses have two powerful, tech-driven paths to payroll peace of mind. The first is managing it in-house with a smart, automated platform. The second is partnering with a specialist payroll bureau or accountant who handles it all for you.

So, which path is right for you? At Employment Hero, our platform powers both. We believe in the power of choice. This guide is a deep dive into outsourcing your payroll to give you the clarity you need to make the best decision for your business.

What is a payroll bureau?

Let’s start with the basics, by defining what a payroll bureau is. At their core, they are specialist service providers that manage payroll on behalf of businesses.

While many companies use an in-house team supported by an automated platform (like Employment Hero), many others choose to partner with a bureau or accountant to leverage their expertise and free up internal resources.

Businesses often turn to outsourcing payroll  for three key reasons:

• Cost savings – outsourcing can be more affordable than hiring dedicated payroll staff.
• Compliance – staying on top of ever-changing UK legislation, tax rules and reporting requirements can be difficult. Payroll bureaus and accountants live and breathe payroll, and bring specialist knowledge that can reduce risk.
• Efficiency – with dedicated systems and processes, bureaus can complete payroll tasks quickly and accurately, freeing business owners and advisors to focus on growth.

How does a payroll bureau work?

When a business outsources its payroll, the payroll bureau or accountant becomes responsible for the full cycle of paying employees and ensuring compliance. The process typically follows these key steps:

1. Data collection
   The business provides their payroll provider with all necessary employee data, such as contracted hours, overtime, salaries, bonuses, pension contributions and any deductions (like student loans or childcare vouchers). This information is usually submitted each pay period through secure channels.
2. Calculation of wages and taxes
   Using this data, the bureau calculates gross and net pay, applying the correct tax rates, National Insurance contributions, pension deductions and any statutory payments such as sick or maternity pay. This ensures each employee is paid accurately and in line with local legislation.
3. Payslip generation
   Once calculations are complete, the bureau produces payslips for employees. These are often distributed electronically via secure employee portals.
4. Reporting and compliance submissions
   Payroll bureaus and accountants handle the submission of required reports to regulatory authorities. For example, in the UK, this includes real-time information (RTI) submissions to HMRC. This step ensures the business remains compliant with statutory obligations.
5. Payment processing
   Depending on the arrangement, the bureau may either prepare payment files for the employer to authorise or, in some cases, initiate payments directly to employees and tax authorities.

Communication cycle between business and bureau

Most bureaus operate on a regular payroll schedule — weekly, fortnightly or monthly. Before each pay run, the employer sends updates such as new hires, terminations or changes to employee pay. After processing, the bureau provides confirmation reports and payslips. This structured communication cycle ensures payroll runs smoothly and businesses remain confident that their obligations are met.

What does a payroll bureau do?

A payroll bureau or accountant takes on a wide range of responsibilities to ensure businesses can pay their employees accurately, on time and in full compliance with UK legislation. 

Here’s what they typically handle:

• Payroll calculations (tax, pension, deductions)
  Bureaus process employee data to calculate gross and net pay, applying income tax, National Insurance, pension contributions and other statutory or voluntary deductions.
• Issuing payslips and managing payments
  Once calculations are complete, payslips are generated and distributed to employees, often via digital portals. Some bureaus also prepare or initiate payment files to transfer salaries directly into employees’ bank accounts.
• Filing statutory returns
  Payroll bureaus and accountants manage compliance reporting, such as submitting real-time information (RTI) to HMRC in the UK or equivalent authorities in other regions. They ensure deadlines are met and filings are accurate to avoid penalties.
• Handling queries from employers
  Bureaus often act as the first point of contact for payroll-related questions, helping employers resolve issues like tax code queries, missing payments or deduction discrepancies.
• Value-added services
  Tech-savvy bureaus understand that payroll is connected to the entire employee experience. That’s why many now provide value-added services, often through trusted partner referrals, to offer holistic business support. This includes recommending an HRIS, advisory services, Employee Assistance Programmes (EAP) and more. 

Why are so many organisations investing in payroll bureaus?

Outsourcing payroll has become an increasingly attractive option for businesses of all sizes.

Here are the top reasons why businesses are opting to outsource their payroll:

• Time savings – Managing payroll in-house can be complex and repetitive. By outsourcing, employers reclaim valuable time to focus on business growth and strategic priorities.
• Compliance confidence – Employment laws and tax regulations change regularly. Bureaus stay up to date with these requirements, reducing the risk of fines and penalties.
• Scalability – As businesses grow, payroll can become more complicated. A bureau can easily adapt to handle additional employees, multiple pay schedules or new compliance needs.
• Cost efficiency – For many organisations, outsourcing can be more cost-effective than hiring in-house payroll specialists. 

In short, payroll bureaus and accountants offer businesses peace of mind knowing payroll is handled by experts who prioritise compliance, accuracy and efficiency.

Are payroll bureaus regulated?

In the UK, payroll bureaus are not formally regulated by HMRC. However, HMRC sets payroll compliance requirements that bureaus must follow, such as submitting RTI reports accurately and on time. Failure to do so can result in penalties for both the bureau and their clients.

While not legally mandated, many bureaus seek professional accreditation to demonstrate their credibility and expertise. Membership of bodies such as the Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) or the Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW) signals adherence to recognised industry standards and ongoing professional development.

It’s also essential for payroll bureaus and accountants to comply with data protection obligations, such as the UK GDPR and Data Protection Act. This is put in place to ensure that sensitive employee data is secure. Complying with the UK GDPR and Data Protection Act means bureaus must ensure secure handling of personal information, apply data minimisation principles and have clear procedures for breach reporting.

In short, while payroll bureaus may not be formally regulated as standalone entities, they operate under a framework of compliance, professional standards and legal responsibilities that ensure they deliver payroll services safely and accurately.

Are payroll bureaus required to register under PSD2?

The Payment Services Directive 2 (PSD2) is an EU regulation designed to increase competition, innovation and security in the payments industry. It applies to businesses that provide payment services, such as transferring funds or initiating payments directly on behalf of clients.

For payroll bureaus and accountants, whether PSD2 applies depends on the scope of services offered:

• When PSD2 applies
  If a payroll bureau or accountant directly initiates salary or tax payments from a client’s bank account to employees or government bodies, it is considered to be providing a regulated payment service. In these cases, the bureau may need to register with the relevant financial authority (such as the Financial Conduct Authority in the UK) and comply with PSD2 requirements.
• When PSD2 does not apply
  Some payroll bureaus and accountants limit their role to preparing payroll calculations, generating reports and supplying payment files to the employer. The employer then authorises and executes the payments through their bank. In this scenario, the bureau is not performing a regulated payment service and does not fall under PSD2.

Ultimately, the distinction comes down to who initiates the transaction. Bureaus that only calculate and provide payment instructions operate outside PSD2, while those that directly move client funds may need registration and compliance.

Does a payroll bureau act as a vendor under GDPR?

Under the General Data Protection Regulation (GDPR), organisations handling personal data must be classified either as a data controller or a data processor. Understanding this distinction is essential when it comes to payroll bureaus.

• Data controllers are the organisations that determine the purpose and means of processing personal data. In payroll, this is usually the employer, since they decide why and how employee data is used.
• Data processors are third parties that process personal data on behalf of the controller. Payroll bureaus and accountants fall into this category, as they use employee information supplied by the employer to carry out payroll calculations and related tasks.

As data processors, payroll bureaus and accountants have clear responsibilities under GDPR, including:

• Secure handling of data – implementing technical and organisational safeguards to protect sensitive employee information.
• Data minimisation – only processing the information necessary to complete payroll tasks.
• Breach reporting – notifying the employer (controller) promptly if a data breach occurs, so they can take appropriate action.

Employers, as the data controllers, retain overall responsibility for employee data. This means they must choose payroll bureaus and accountants that can demonstrate compliance with GDPR and they should have robust contracts in place outlining data protection obligations.

In summary, payroll bureaus and accountants act as data processors, but both the bureau and the employer share responsibility for safeguarding personal data under GDPR.

The technology behind a modern payroll bureau

The role of payroll bureau software has evolved significantly with the rise of cloud platforms and automation. No longer reliant on manual data entry or outdated desktop software, modern payroll bureaus and accountants now leverage advanced technology (like Employment Hero) to deliver faster, more accurate and more secure services. This shift not only improves efficiency but also enhances the experience for both employers and employees.

Some of the key innovations shaping today’s payroll providers include:

• Automated calculations and compliance updates
  Cloud payroll systems automatically apply the latest tax rules, pension requirements and legislative updates. This reduces the risk of human error and ensures compliance without the need for constant manual monitoring.
• Employee self-service portals
  Employees can securely access payslips, update personal information and view payroll history without needing to contact their employer or bureau. This saves time and improves transparency.
• Integrated HR and payroll workflows
  When payroll and HR are connected, data flows seamlessly reducing duplication and ensuring accuracy across the employee lifecycle.
• Reporting dashboards for real-time insights
  Modern platforms provide employers with accessible, data-rich dashboards. These offer real-time visibility into payroll costs, compliance risks and workforce trends — enabling more informed decision-making.

How Employment Hero empowers payroll bureaus

At Employment Hero, we are the engine behind many tech-savvy bureaus and accountants. Our bureau payroll platform gives them the tools to manage all their clients from a single dashboard, delivering a faster and more accurate service to you. 

When you choose to outsource to a bureau powered by Employment Hero, you get the best of both worlds:

• Expert service: You get the dedicated, professional service of a payroll partner who handles all the complexity for you.
• Integrated technology: You also get the choice to add our modern HR platform, which is seamlessly linked to the payroll your bureau manages. This connection allows data like approved leave and timesheets to flow automatically to your bureau, eliminating manual work and errors for your business. 

Payroll Bureaus: A smarter way to manage payroll

Payroll bureaus play a vital role in the UK business ecosystem, offering the expertise and efficiency that allows SMEs to thrive. For businesses seeking a trusted partner to manage this critical function, a modern, tech-powered bureau is an excellent strategic choice.

Ultimately, the best payroll solution is the one that fits your business. Whether you choose the control of managing it in-house with a powerful platform or the peace of mind that comes from partnering with an expert bureau, the foundation of great payroll is always great technology

If you’re a business exploring your options, discover how Employment Hero can simplify your operations.If you’re a payroll bureau or accountant looking to future-proof your practice, learn how our Bureau Partner Programme can help you scale, streamline your operations, and deliver more value to your clients.